Jelle Claeys Transport: ritregistratie gekoppeld aan Billit

Jelle Claeys is een transportbedrijf gespecialiseerd in kippertransport, met een twintigtal vrachtwagens en 18 chauffeurs. Samen rijden zij tussen de 450 en 700 ritten per week.

Elke rit brengt gegevens voort die nodig zijn om te kunnen factureren: laad- en lostijden, de klant, en een weegdocument dat bewijst hoeveel er vervoerd is.

Die gegevens werden op papieren fiches ingevuld. Chauffeurs brachten die fiches binnen op kantoor wanneer ze toevallig in de buurt waren, wat bij een chauffeur die de hele week op de baan zit, dagen of weken kan duren. Daarna moest alles manueel worden ingegeven in de facturatiesoftware.

Het gevolg: tussen een uitgevoerde rit en de factuur ervan kon tot een maand zitten.

Dat is oppervlakkig een efficiëntieprobleem, en in werkelijkheid een financieel probleem. Elke dag dat een rit niet gefactureerd is, is een dag dat het geld er niet is. Bij honderden ritten per week loopt dat op tot een structurele achterstand in de cashflow, geld dat wél verdiend is, maar dat een maand achterloopt op het werk. Daar komt bij dat een fiche van drie weken oud moeilijk te betwisten valt zonder dat iemand zich de rit nog herinnert.

De vraag was dus niet "digitaliseer die fiches". Ze was: zorg dat de gegevens het bedrijf bereiken op het moment dat de rit gebeurt, in een vorm waarmee meteen gefactureerd kan worden.

Een app die aanvoelt als een app. De chauffeurs werken met een Progressive Web App: te installeren op hun telefoon, zonder appstore, zonder installatiegedoe, en meteen bij te werken voor iedereen tegelijk. Bij het laden en lossen vullen ze de tijdstippen en gegevens in en nemen ze een foto van het weegdocument.

Opslaan zonder erover na te denken. Een chauffeur staat niet aan een bureau. Hij vult iets in tussen twee handelingen door, wordt onderbroken, legt zijn telefoon weg. Daarom slaat het formulier zichzelf op zodra er iets wordt ingevuld of gewijzigd. Er is geen bewaarknop die je kan vergeten en geen invulwerk dat verloren gaat omdat iemand halverwege werd weggeroepen.

Eén dashboard met de zaakvoerder als controlepunt. Alle ritten van alle chauffeurs komen centraal binnen. Jelle kan ze corrigeren en keurt ze vervolgens goed. Die goedkeuringsstap is bewust behouden: niemand wil dat een tikfout van een chauffeur rechtstreeks bij een klant op een factuur belandt.

Van goedkeuring naar factuur, zonder tussenkomst. Goedgekeurde ritten worden automatisch doorgestuurd naar Billit, waar de factuur wordt aangemaakt en meteen aan de juiste klant gekoppeld.

Het bewijsmateriaal reist mee. Bij elke factuur worden de foto's van de weegbewijzen automatisch als bijlage toegevoegd, samen met een gegenereerde PDF met het overzicht van de ritten op die factuur. Discussies over wat er precies vervoerd is, worden daarmee beantwoord op het moment dat de factuur toekomt, in plaats van drie weken later in een mailwisseling.

Papieren fiches zijn uit het proces verdwenen, net als het manuele overtypwerk dat erop volgde. Waar de doorlooptijd van rit naar factuur kon oplopen tot een maand, kan Jelle nu op het einde van de werkdag de ritten van alle 18 chauffeurs goedkeuren en factureren.

De echte winst zit niet in de bespaarde administratie. Ze zit in de cashflow: het volledige facturatieritme schuift ongeveer een maand naar voren. Voor een transportbedrijf met twintig vrachtwagens is dat geen randvoordeel, maar het verschil tussen achter je geld aanlopen en erover beschikken.